icon rss footer hover.png icon facebook footer hover.png icon mail footer hover.png icon insta footer hover.png
Du er her:   Åsgård skole   ›   Hjem   ›   Toppmeny   ›   Selvbetjening

Personvernerklæring og informasjonskapsler

Denne personvernerklæringen gjør rede for hvordan Ås kommune samler inn og behandler

personopplysninger. Ås kommune ved Rådmann er behandlingsansvarlig etter

personopplysningsloven.

Tips en venn Skriv ut

Sentrale lover :

•Personopplysningsloven regulerer kommunens behandling av personopplysninger.

•Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig

tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet. Ås kommune

praktiserer meroffentlighet, slik at kommunen så langt det er mulig etterstreber at

dokumenter skal være offentlige.

•Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet.

Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.

•Arkivloven gir regler for hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter,

samt avlevering til arkivinstitusjon.

•Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli

behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til

andre.

Nettbasert behandling av personopplysninger

Nettbasert behandling av personopplysninger

Når du bruker nettsidene til Ås kommune legger nettleseren din igjen elektroniske spor og

informasjon. Informasjonen benyttes til å bedre innholdet på nettsidene, og de kommunale

tjenestene. Lagring av opplysninger, og behandling av disse opplysningene, er ikke tillatt

med mindre du både har blitt informert om og har gitt ditt samtykke til behandlingen, jfr.

ekomloven § 2 - 7 b (Lov om elektronisk kommunikasjon). Informasjon om bruk av cookies er gitt i denne erklæringen og ditt

samtykke gis gjennom bruk av kommunens nettside.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din enhet når du laster ned

en nettside . Innholdet i informasjonskapslene utveksles mellom deg og nettsiden hver gang

du ser på en side. Kapslene sørger for at nettstedet fungerer best mulig og benyttes ikke til å

identifisere deg som person. Ås kommune bruker Custom Publish AS som databehandler for

dataene som samles inn.

Du kan administrere bruken av informasjonskapsler. På www.nettvett.no kan du lese om

hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og hvordan du

sletter informasjonskapsler, se https://nettvett.no/slik - administrer - du - informasjonskapsler/ .

Blokkering kan påvirke bruken og tilgjengeligheten av nettstedet.

Følgende informasjonskapsler brukes på as .kommune.no:

• PHPSESSID SessionId

Informasjonskapselen brukes for at publiseringsløsningen skal fungere. Utløper når nettleserøkten avsluttes.

•SimpleSAMLSessionID

Informasjonskapselen brukes når du logger inn på Min side gjennom ID-porten. Utløper når nettleserøkten avsluttes.

•PHPSESSID

I nformasjonskapselen brukes til å holde språkpreferanser, eventuelle formularlogikker på

tilbakemeldinger. Når brukeren er logget inn brukes kapselen til å holde brukeren innlogget.

Utløper når nettleserøkten avsluttes.

•_utma, _utbc etc

Informasjonskapsler for Google Analytics. Utløper når nettleserøkten avsluttes.

•cpc_font, cpc_fontsize, cpc_linkmark etc

Informasjonskapsler som brukes dersom brukeren har brukt visningsalternativene (eks

endret skrifttype) på hjemmesiden. Utløper etter et år.

Ås kommune lagrer informasjon om søkeord som brukere skriver inn i søkeboksen. Formålet

med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre.

Du kan abonnere på nyhetsbrev slik at du mottar e-post fra oss en gang i måneden. For at vi

skal sende e-post til riktig abonnement, må du selv melde deg på som mottaker av

nyhetsbrev. Disse opplysningene lagres i en database, deles ikke med andre og slettes når

du sier opp abonnementet. Du sier selv opp abonnementet ved å klikke på en

avmeldingslenke nederst i et mottatt nyhetsbrev. E-postadressen slettes også om vi får

tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Du kan gi oss tilbakemelding gjennom et formular nederst på de fleste sidene.

Tilbakemeldingene lagres i en database. Formålet med lagringen er å gjøre

informasjonstilbudet vårt bedre.

Ås kommune samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på nettsidene. Formålet

med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle

informasjonstilbudet. Eksempler på hva slik statistikk gir svar på, er hvor mange som

besøkte ulike sider, hvor lenge besøket varte, hvilke nettsteder brukerne kom fra og hvilke

nettlesere som ble benyttet.

Opp lysningene behandles i en avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert mener vi at

vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi benytter analyseverktøyet

Google Analytics. Ås kommune har også installert funksjonen anonymizeIP. Dette er en funksjon som

anonymiserer IP-adressen og gjør at en enkeltbruker ikke kan identifiseres. Vi har siden programmet

ble installert i desember 2015 heller ikke tatt i bruk sporingsfunksjonen "UserID". 

Vi bruker også Google Webmaster Tools til statistikkarbeidet .

Saksbehandling og arkiv

Ås kommune bruker Public 360 som sak - og arkivsystem for elektronisk journalføring og

elektronisk lagring av dokumenter. Public 360 leveres av Software Innovation og følger den

offentlige standarden NOARK. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til

arkivlovgivningens regler. I tillegg benyttes flere fagsystemer innenfor de enkelte

virksomheter, hvor også noen av disse følger NOARK.

Ås kommune behandler personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver

etter bl.a . kommuneloven, arbeidsmiljøloven, forvaltningsloven, offentleglova,

barnevernloven, opplæringsloven, barnehageloven, sosialtjenesteloven, helse - og

omsorgstjenesteloven, helsepersonelloven, helseregisterlov, folketrygdloven, nav-loven og

regnskapsloven, personopplysningsloven og e-komloven.

Det registreres ulike personopplysninger i sak - og arkivsystemet og fagsystemer. Dette er

opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som

fremgår av henvendelsen. Fødselsnummer registreres på noen type saker for å kunne gi

sikker identifikasjon på rettighetsdokumentasjon, samt gjøre det mulig med elektronisk

utsendelse av dokumenter (ekspedering). I forbindelse med helsetjenester registreres det

helseopplysninger.

Saksdokumenter kan i tillegg inneholde både taushetsbelagte o g sensitive

personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Ås kommune i

noen tilfeller opplysninger fra andre institusjoner på eget initiativ etter lovhjemmel

(forvaltningsloven § 17).

Ved krav om innsyn utleveres personopplysnin ger i henhold til offentleglova og

forvaltningsloven. Det er etablert sikkerhetstiltak og rutiner for systemer som inneholder

personopplysninger, og særlige tiltak i forbindelse med sensitive personopplysninger.

Ås kommune gjør sine offentlige journaler t ilgjengelig for allmennheten på hjemmesiden. En

journal er systematisk og fortløpende registrering av inngående og utgående dokumenter

som registreres i sak - og arkivsystemet. I offentlighetsforskriften § 7, jf . § 6 fjerde ledd, er det

spesifisert en del opplysninger som ikke skal fremgå av offentlig journal. Etter tre måneder

blir journaler på hjemmesiden deaktivert. Offentlig journal er heller ikke søkbar gjennom

eksterne søkemotorer. Det er kun opplysninger som blir journalført i sak - og arkivsystemet

som er tilgjengelig i offentlig journal, og ikke journalføringer i andre fagsystemer.

E - post og telefon

Ås kommune benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle

kommunens lovpålagte oppgaver. Eventuelle personopplysninger som fremkommer over

telefon eller på e-post vil kunne journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som

beskrevet over («saksbehandling og arkiv»).

Ved fratreden slettes e postkontoen til de ansatte, men enkelte relevante /ubehandlede e-poster

vil normalt bli overført til kollegaer.Det sendes ikke sensitive personopplysninger med e-post.

Mottatte e-post som inneholdersensitive personopplysninger skal ikke distribueres videre,

men tas ut av e-postsystemet og journalføres på vanlig måte.

Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende

taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til kommunen via e-post.

Telefoni: Enkelte ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Vi har ikke

videre logging av innkommende samtaler.

 

Elektroniske skjema

Ås kommune har et sett med elektroniske skjema som er tilgjengelig fra hjemmesiden.

Skjemaløsningene driftes av en ekstern skjemaleverandør – Kommuneforlaget AS . Skjemaene

overføres kryptert til vårt driftsmiljø, og importeres automatisk inn i sak - og arkivsystemet.

Opplysninger om ansatte

Ås kommune behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og

personalansvar i henhold til personopplysningslove n § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f)

samt § 9 a), b) og f). Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for

eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune,

fagforeningstilhørighet og refusjoner.

Opply sningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med

lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger

følger regnskapsloven og arkivloven.

Ås kommune registrerer opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av innpasseringer,

samt opplysninger om tilganger til IKT-systemene. Personalmapper oppbevares i sak - og

arkivsystemet. Personalmappene inneholder arkivverdig materiale som journalføres og

lagres etter gjeldende regler. Mapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.

Ås kommune bruker rekrutteringssystemet HR Manager. Personopplysninger legges inn av

søkeren. Opplysningene utleveres ikke til andre. Kandidater i rekrutteringsprosjekter slettes

etter 24 måneder med varsel 4 uker før sletting. Interesserte kan abonnere på JobAgent for å

få tilsendt e-post når en passende stilling blir ledig. E-postadressen blir lagret. Abonnenten

kan avslutte abonnementet selv og epost-adressen blir da slettet.

Logging i IKT-systemer

Ås kommune har alminnelige hendelseslogger i sine IKT-systemer - Windows eventlogg. Det

logges bare av og pålogging, og eventuelt antall feil passord. I fagsystem ene er det

ytterligere logging som styres av systemeier/leverandør.

Innsyn og rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i

en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Ås kommune har gitt denne

informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

De som er registrert i et av Ås kommunes IK T-systemer har rett til innsyn i egne

opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller

opplysninger Ås kommune ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.

Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

•Besøksadresse: Rådhuset, Skoleveien 1 , Ås

•Postadresse: Ås kommune, Postboks 195 , 1430 Ås

•Telefon: 64 96 20 00

•E - post: postmottak@ as. kommune.no